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Uso adequado de e-mail institucional é tema de campanha do CTIC

Ao ingressar na Ufopa, todo servidor passa a ter uma conta de e-mail institucional (@ufopa.edu.br) para tratar de questões profissionais em sua rotina de trabalho. Garantir o uso adequado dessas contas e o cuidado com as informações institucionais têm sido preocupações constantes do Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação (CTIC) da Ufopa. “Servidores devem zelar pelas informações da instituição. Assuntos relativos à Universidade devem ser tratados exclusivamente através do e-mail institucional, não através de contas particulares”, explica o analista de TI da Ufopa, Marcos Santos.

Um dos principais problemas observados pelo CTIC é o cadastro de e-mails institucionais em sites de compras pela internet e até mesmo em sites de relacionamento. “Sabemos que essas empresas vendem dados, como listas de endereços de e-mails, por exemplo. Dessa forma, informações institucionais podem vazar e acabar em mãos erradas. O servidor é responsável por sua conta de e-mail e tem que tomar alguns cuidados, evitando o uso do e-mail da Ufopa para fins pessoais”, enfatiza Santos.

Espaço livre - O analista orienta os servidores a não vincularem a conta institucional a uma conta de e-mail privado, desviando as mensagens institucionais. “Muita gente faz isso porque o e-mail institucional não tem capacidade de armazenamento muito alta”, explica. Para manter a caixa de entrada sempre disponível e com espaço livre, a dica é fazer limpezas constantes, apagando mensagens que não sejam importantes e esvaziando a caixa de saída e a lixeira. “Essas mensagens também ocupam espaço”, informa.

Outra solução é fazer frequentemente o backup das mensagens, salvando os arquivos em seu computador de trabalho ou em alguma mídia externa. “Se o servidor não souber fazer o backup, o CTIC pode ensinar. Esse backup estará sempre disponível na máquina local do usuário para ser usado quando necessário”, ressalta Marcos.

O uso correto do e-mail institucional é tema da campanha de segurança de informação promovida pelo CTIC:

Todos os servidores possuem uma conta de e-mail institucional que deve ser utilizada com responsabilidade. Portanto: informação de cunho institucional deve ser enviada somente de e-mail institucional para e-mail institucional. Não deve ser encaminhada, nem veicular em e-mails particulares.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Renata Dantas - Comunicação/Ufopa

8/5/2017