Ultima atualização em 28 de Fevereiro de 2019 às 16:53
A Gestão Documental é uma ação amparada pela Constituição Federal do Brasil de 1988 e pela Lei 8.159, que asseguram um dever à administração pública de prover procedimentos que visem a produção, tramitação, uso e acesso às informações públicas. Para atender a esta finalidade, a equipe do Arquivo Central vem visitando os setores da Ufopa e ofertando palestras educativas sobre “Noções de Gestão Documental”, abordando temas como produção, classificação e temporalidade de guarda dos documentos produzidos e recebidos na Instituição.
Os primeiros setores a receberem a equipe do Arquivo foram a Pró-Reitoria de Pesquisa, Pós-Graduação e Inovação Tecnológica (Proppit) e a Diretoria de Almoxarifado e Patrimônio (DAP), vinculada à Pró-Reitoria de Administração (Proad). Os dois setores foram visitados nos dias 4 e 18 de fevereiro de 2019, respectivamente.
Para a diretora de Pós-Graduação, Profa. Lenise Vargas, “a aproximação com o Arquivo Central foi extremamente importante para atualização e adequação dos procedimentos documentais produzidos e armazenados pela Proppit”.
Já o administrador da DAP Gerson Maia assegurou que “durante a palestra os participantes aprendem um pouco sobre como realizar o levantamento documental, também sobre os códigos de classificação que devemos utilizar no setor para assim não acumularmos grandes volumes documentais. É fundamental que iniciativas como essa sejam pensadas e implementadas no âmbito organizacional, pois proporcionam um momento importante de interação, conscientização e aprimoramento das práticas utilizadas para o acondicionamento dos documentos, assim como seu manuseio e deslocamento”.
Durante os dois encontros já realizados foram apresentadas técnicas de gestão documental visando melhor uso das documentações recebidas e expedidas pelos setores presentes.
Iniciativa - A palestra direcionada aos servidores é uma das ações previstas pela Coordenação de Arquivo Central, sob responsabilidade do arquivista Sérgio Fredrich. Neste ano de 2019, as palestras serão ministradas pelos arquivistas Jefferson Dantas, Jacqueline Dias, Gisele Castro e Raí Rocha, que darão prosseguimento às visitas e palestras, com abrangência também nas unidades acadêmicas e em setores que não chegaram a ser contemplados em 2018, bem como os campi de Alenquer, Itaituba, Juruti, Monte Alegre, Óbidos e Oriximiná. A Coordenação de Arquivo já elaborou um cronograma de visitas, que deverá ser divulgado quando todas as datas estiverem definidas.
Histórico - Em 2018 a equipe procedeu visitas técnicas para coletar dados e gerar o Diagnóstico Documental em todas as unidades e subunidades das sete pró-reitorias (Proad, Progep, Proplan, Proges, Procce, Proppit, Proen).
Comunicação/Ufopa
20/2/2019
